Najwięcej problemów w pracy z flotą pojawia się wówczas, gdy decyzje podejmowane są na podstawie domysłów, a nie danych. Kierowca twierdzi, że był na miejscu, klient mówi coś innego, a czas przejazdu „nie zgadza się” z planem. Bez narzędzi do weryfikacji każdy taki przypadek zamienia się w spór, który niełatwo rozstrzygnąć.
W praktyce dopiero pełna widoczność tras i postojów pokazuje, gdzie faktycznie powstają opóźnienia i czy wynikają z organizacji pracy, czy z czynników umiejscowionych na zewnątrz.
System lokalizacji GPS w tak zaistniałych okolicznościach nie jest dodatkiem, jedynie kluczowym źródłem informacji o tym, jak faktycznie poruszają się pojazdy. W codziennej pracy widać to bardzo wyraźnie: różnica kilku minut na trasie, nieplanowany postój lub zboczenie z trasy potrafią zmodyfikować cały harmonogram dnia. Zdarza się, że problemem nie jest sama jazda, niemniej jednak momenty w gronie zleceniami, kiedy pojazdy stoją bez uzasadnienia lub krążą bez konkretnego celu.
Przy większej liczbie aut administrowanie flotą samochodową przestaje być kwestią organizacji w głowie jednej osoby. Zaczyna przypominać analizę przepływu zasobów, gdzie każdy pojazd jest osobnym elementem systemu. Widziałem przypadki, w których brak testom nad jednym autem powodował opóźnienia w całym łańcuchu dostaw. Nie dlatego, że kierowca działał źle, niemniej jednak dlatego, że nikt nie miał pełnego obrazu sytuacji w czasie rzeczywistym. W takich ustaleniach decyzje podejmowane „na wyczucie” bardzo szybko okazują się niewystarczające.
System monitorowania aut zmienia sposób patrzenia na pracę floty, bo przesuwa punkt ciężkości z deklaracji na fakty. Widać nie tylko i wyłącznie gdzie znajduje się pojazd, ale również jak długo trwały postoje, jaka była dynamika trasy i czy zamysł był w ogóle realizowany zgodnie z założeniami. Z nierzadko pojawiają się również mniej niewątpliwe wnioski, na przykład powtarzające się schematy opóźnień na konkretnych odcinkach. To umożliwia korygować organizację pracy bez zgadywania, co funkcjonuje, a co nie, i bez polegania na fragmentarycznych informacjach od kierowców czy dyspozytorów.
Zobacz także: rozliczanie czasu jazdy kierowcy.