Sprawy wymagające udziału notariusza na prawdę bardzo często zaczynają się od na pozór prostego pytania o to, jaki dokument trzeba przygotować. Dopiero przy analizie dokładnie sprecyzowanej sytuacji mogą pojawić się dodatkowe okoliczności, które wpływają na zakres formalności. Usługi notarialne obejmują między innymi sporządzanie aktów notarialnych, poświadczeń, pełnomocnictw, testamentów oraz innych dokumentów przewidzianych przez przepisy.
Charakter czynności uzależniony jest od jej celu, a także od sytuacji prawnej osób, których dotyczy. Całkiem inaczej przygotowuje się dokument związany z rozporządzeniem własnością, a przeciwnie czynność dotyczącą spraw rodzinnych albo spadkowych. Warto także pamiętać, że nie każda sprawa wymaga aktu notarialnego. W niektórych przypadkach przepisy dopuszczają inną formę dokumentu, dlatego przed podjęciem konkretnych działań znaczenie ma ustalenie wymagań odnoszących się właśnie do danej czynności.
W praktyce sporo uwagi zajmuje zobowiązanie stanu prawnego przed sporządzeniem dokumentu. Tyczy się to w szczególności nieruchomości, ponieważ informacje dotyczące własności mogą wynikać z kilku różnych dokumentów. Przy analizie sprawy znaczenie mają między innymi wpisy w księdze wieczystej, podstawa nabycia nieruchomości, ewentualne obciążenia oraz liczba osób posiadających prawa do danego składnika majątku. Nierzadko posiadacz dysponuje dokumentem sprzed wielu lat, w trakcie gdy późniejsze zdarzenia nie zostały w nim właściwie odzwierciedlone. Może chodzić o przekształcenie danych osobowych, dziedziczenie, ustanowienie hipoteki lub konwersję udziałów. Takie detale nie są jedynie formalnością, ponieważ mogą posiadać wpływ na możliwość przeprowadzenia planowanej czynności. Dlatego przy bardziej złożonych sprawach przygotowanie dokumentów wymaga czasu, a niekiedy też uzyskania dodatkowych zaświadczeń z odpowiednich instytucji.
Inny charakter mają czynności związane z oświadczeniami woli. Przy pełnomocnictwie istotne jest dokładne określenie, do czego pełnomocnik zostaje upoważniony i czy zakres tego upoważnienia odpowiada planowanej czynności. Zbyt szerokie określenie kompetencji może nie odpowiadać faktycznym potrzebom mocodawcy, natomiast zbyt wąskie może okazać się niewystarczające w przypadku, gdy później pojawi się konieczność wykonania dodatkowej czynności. Identycznie przy testamencie znaczenie ma jasne wyrażenie woli a także dobrze dopasowana metoda dokumentu. Samo przekonanie, że konkretny zapis „będzie zrozumiały dla wszystkich”, nie zawsze odpowiada temu, jak w późniejszym czasie można go interpretować. W sprawach finansowych i rodzinnych drobna różnica w sformułowaniu może posiadać znaczenie, dlatego tekst dokumentu powinna odnosić się do rzeczywistego stanu i celu, który ma zostać osiągnięty.
Znaczenie ma także sposób organizacji samej czynności. Uczestnicy powinni dysponować dokumentami pozwalającymi potwierdzić ich tożsamość a także okoliczności istotne dla dokładnie określonej sprawy. Jeżeli już jedna z osób nie może pojawić się osobiście, powinno się wcześniej sprawdzić, czy możliwe jest działanie przez pełnomocnika i jakie wymagania musi spełniać odpowiednie umocowanie. W sytuacji dokumentów sporządzonych za granicą mogą a dodatkowo pojawić się kwestie związane z ich formą, tłumaczeniem albo uznaniem w Polsce. Również dokumenty wystawione przedtem nie zawsze zachowują znaczenie bez względu na upływ czasu, ponieważ późniejsze zdarzenia mogą przemienić sytuację prawną. Z perspektywy organizacyjnej ważne jest zatem przekazanie pełnych informacji jeszcze przed wykonaniem czynności. Umożliwia to ustalić, jakie dokumenty są potrzebne, kto powinien uczestniczyć w sprawie oraz czy niezbędne będzie wykonanie dodatkowych czynności formalnych.
Źródło informacji: kancelaria notarialna w łodzi.